Jedną z podstawowych zasad wzorcowej współpracy jest poprawny proces komunikacji. Ma on znaczenie zarówno w sytuacjach zawodowych, jak i prywatnych. Niezależnie bowiem od nadawcy czy adresata komunikatu, należy zadbać o jego treść i sposób przekazania. Istnieje wiele szkół poprawnej komunikacji, jednak dla zachowania przejrzystości naszego poradnika zebraliśmy powtarzające się w każdej nich porady. Ich zastosowanie poprawi stosunki w zespole pracowniczym, grupie uczniowskiej lub wśród znajomych, ponieważ wybraliśmy najbardziej uniwersalne podpowiedziach. Przekonaj się, w jaki sposób można udoskonalić proces komunikacji, by stał się bardziej efektywny.
Kontakt wzrokowy z rozmówcą
Specjaliści z dziedziny komunikacji podpowiadają, że wbrew pozorom w kontaktach z innymi dużo ważniejszy jest zmysł wzroku niż słuchu. Zresztą niemal każdy z nas może przywołać w pamięci rozmowę z osobą, której wzrok ucieka lub błądzi po otoczeniu w poszukiwaniu punktu zaczepienia – reakcją będzie zazwyczaj zniecierpliwienie i niechęć do kontynuowania rozmowy. Omijanie spojrzenia osoby, z którą prowadzi się komunikację, wywołuje wrażenie próby ukrycia czegoś, w niektórych przypadkach można odebrać je jako brak uwagi. Dbając o jakość komunikacji, należy więc skupić się na twarzy swojego rozmówcy i w naturalny sposób reagować na jego słowa. Obecnie coraz bardziej upowszechniły się wideorozmowy przy użyciu kamer internetowych. Dobrą praktyką w takiej sytuacji jest uruchomienie jej, by wszystkie osoby biorące udział w rozmowie widziały pozostałych.
Jasność przekazywanej treści
Celem komunikacji jest przekazanie informacji lub wspólne znalezienie rozwiązania. Dlatego w trakcie rozmowy bardzo duże znaczenie mają wiedza i umiejętność budowania zrozumiałych komunikatów. W trakcie spotkania z osobą, która nie posiada tak dużych kompetencji, to drugie szczególnie się przydaje. Posiadane kwalifikacje poparte dużym doświadczeniem pozwalają na przykładach wyjaśnić bardziej skomplikowane zagadnienia. Dodatkowo podkreśla to także pewność siebie rozmówcy, która objawia się lekkością, z jaką mówi. Skuteczny proces komunikacji powinien być zrozumiały dla wszystkich stron, które biorą w nim udział.
Skupienie na emocjach a proces komunikacji
Poza oczywistą funkcją przekazywania informacji rozmowa może również wpływać na nawiązanie więzi. Ma to olbrzymie znaczenie w przypadku osób lub grup planujących dłuższą współpracę. Nie chodzi tu oczywiście o zwierzanie się nowo poznanym ludziom ze swoich najskrytszych sekretów. Mowa o osobistych wtrąceniach, których pojawienie się nie naruszy komfortu nikogo z zebranych, a pozwolą zaprezentować się nie tylko w roli narzuconej przez spotkanie, ale także z bardziej prywatnej strony.
Sposób konstruowania komunikatu
Ostatnią kwestią, na którą należy zwrócić uwagę troszcząc się o proces komunikacji, jest to, o czym myśli się od samego początku. A mianowicie najbardziej oczywisty, werbalny poziom komunikacji. Za pomocą słów opisujemy emocje i rzeczywistość, jednak ich dobór powinien zostać dopasowany do sytuacji, relacji między rozmówcami oraz poruszanego tematu. Inaczej komunikują się ze sobą członkowie grupy studenckiej we własnym gronie, a inaczej w sytuacji, kiedy dołączy do nich wykładowca. Język i styl wypowiedzi pracowników firmy zmieni się w trakcie rozmowy z klientem lub szefem. Spotkanie kwalifikacyjne wymaga odmiennego podejścia niż rozmowa przy firmowym ekspresie. Proces komunikacji będzie dużo skuteczniejszy, jeśli sposób wyrażania swoich racji dostosujemy do tematu i pozostałych uczestników.